AVG voor bedrijven
Filter op:
Alle categorieën
Alle categorieën
Financiën
Ondernemerschap
Regelingen en wetgeving
In gesprek met
Nieuws
Wat is de AVG?
De AVG, ook wel GDPR (General Data Protection Regulation) genoemd, is een Europese wet die sinds mei 2018 van kracht is. De wet heeft als doel de privacy van individuen te beschermen door bedrijven te verplichten op een verantwoorde manier om te gaan met persoonsgegevens. Dit betekent onder andere dat je als ondernemer alleen gegevens mag verzamelen die echt nodig zijn, dat je deze goed moet beveiligen en de betrokkenen altijd moet informeren over wat er met hun gegevens gebeurt.
Stap 1: Bepaal welke persoonsgegevens je verwerkt
De eerste stap om aan de AVG te voldoen, is inzicht krijgen in welke persoonsgegevens je verwerkt en waarom. Denk hierbij aan gegevens van klanten, medewerkers, leveranciers en andere contacten. Het gaat niet alleen om namen en adressen, maar ook om e-mailadressen, telefoon- en rekeningnummers en andere informatie die herleidbaar is tot een persoon.
Maak een overzicht van alle gegevens die je in je systemen hebt staan. Dit geldt zowel voor digitale data als voor papieren documenten. Wees daarbij zo specifiek mogelijk. Noteer per categorie gegevens wat het doel van de verwerking is en op welke manier je de gegevens hebt verkregen. Dit overzicht vormt de basis voor verdere stappen om aan de privacyregels te voldoen.
Stap 2: Controleer of je de gegevens mag gebruiken
Niet alle gegevens die je verzamelt, mag je zomaar gebruiken. De AVG stelt dat je voor iedere verwerking van persoonsgegevens een geldige grondslag moet hebben. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, omdat je een wettelijke verplichting hebt, of omdat je toestemming hebt gekregen van de betrokkene.
Ga per categorie gegevens na of je deze grondslag hebt. Heb je geen geldige reden om bepaalde gegevens te bewaren of te gebruiken? Dan is het noodzakelijk om deze gegevens te verwijderen. Vergeet hierbij niet om ook je back-ups en archieven mee te nemen in deze controle.
Advies nodig?Stap 3: Maak een overzicht
Het is niet alleen belangrijk om te weten welke gegevens je hebt, maar ook om inzicht te hebben in hoe deze gegevens worden verwerkt. Dit betekent dat je moet documenteren wie toegang heeft tot de gegevens, met wie je deze eventueel deelt en hoe lang je de gegevens bewaart.
Stel een verwerkingsregister op waarin je deze zaken vastlegt. Dit register is verplicht voor de meeste bedrijven en kan bij een controle door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) worden opgevraagd. Door een goed bijgehouden register voorkom je problemen en kun je aantonen dat je voldoet aan de privacy wetgeving.
Stap 4: Beveilig de persoonsgegevens
Een belangrijk onderdeel van de AVG voor bedrijven is de beveiliging van persoonsgegevens. Dit houdt in dat je technische en organisatorische maatregelen moet nemen om de gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of diefstal.
Denk hierbij aan het versleutelen van gegevens, het gebruiken van sterke wachtwoorden, en het beperken van de toegang tot gegevens tot alleen die medewerkers die deze echt nodig hebben. Daarnaast is het belangrijk om regelmatig beveiligingsupdates door te voeren en medewerkers bewust te maken van de risico’s van datalekken.
Stap 5: Ga verantwoord om met privacyrechten
Tot slot moet je als ondernemer rekening houden met de privacy rechten van de betrokkenen. Onder de AVG hebben individuen verschillende rechten, zoals het recht op inzage in hun gegevens, het recht op correctie of verwijdering van gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
Zorg ervoor dat je een procedure hebt voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen. Dit betekent dat je binnen een redelijke termijn moet reageren op verzoeken en dat je medewerkers weten hoe ze dergelijke verzoeken moeten afhandelen. Ook is het verstandig om standaard communicatiemiddelen te voorzien van informatie over hoe betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen.
AVG voor bedrijven: een doorlopend proces
Voldoen aan de AVG is geen eenmalige actie, maar een doorlopend proces. Wetgeving verandert, technologie ontwikkelt zich, en je bedrijf groeit en verandert mee. Het is daarom belangrijk om regelmatig je procedures en systemen te evalueren en bij te stellen waar nodig. Dit kan bijvoorbeeld door jaarlijks een privacy-audit uit te voeren en je medewerkers op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen op het gebied van privacy regels.
Daarnaast kan het zinvol zijn om een functionaris gegevensbescherming (FG) aan te stellen, vooral als je bedrijf veel met persoonsgegevens werkt. Deze persoon kan je helpen om de AVG op de juiste manier toe te passen en ervoor zorgen dat je bedrijf compliant blijft.
Word AVG-proof
De AVG brengt verplichtingen met zich mee die je als ondernemer niet kunt negeren. Door de bovenstaande stappen te volgen, zorg je ervoor dat je voldoet aan de privacy wetgeving en bescherm je de gegevens van je klanten, medewerkers en andere betrokkenen. Dit voorkomt niet alleen boetes, maar draagt ook bij aan een professionele en betrouwbare uitstraling van je bedrijf.
Start vandaag nog met het in kaart brengen van je gegevensverwerking en zorg ervoor dat je bedrijf AVG-proof wordt. Heb je hulp nodig? Neem dan contact op met een specialist op het gebied van privacy wetgeving, zodat je zeker weet dat je niets over het hoofd ziet. Of check zelf op de website Autoriteit Persoonsgegevens aan welke eisen je precies moet voldoen.
Kosteloos advies van lokale specialisten?
Met De6voorOndernemers sta je er niet alleen voor. Hier is hoe het werkt:
Vul de check in
Kies de specialist
Neem Contact op
